Vastaanottajan tietosuojainformaatio

1. Miksi sait Koll-viestin tai -puhelun

Yritys tai sen edustaja käyttää Koll-palvelua kertoakseen ennen yhteydenottoa, kuka ottaa yhteyttä ja miksi. Tieto voidaan näyttää Koll-sovelluksessa tai välittää esimerkiksi SMS-, RCS- tai WhatsApp-kanavan kautta SmartCardina tai muuna viestinä.

2. Kuka vastaa henkilötiedoistasi

Yhteydenoton tehnyt yritys on tavallisesti rekisterinpitäjä, koska se päättää yhteydenoton tarkoituksesta, vastaanottajasta, sisällöstä ja oikeusperusteesta. Yrityksen nimi näkyy puhelussa, SmartCardissa tai viestissä. Yrityksen tietosuojaselosteesta saat lisätietoja sen suorittamasta käsittelystä.

Koll Group Oy toimii tavallisesti kyseisen yrityksen henkilötietojen käsittelijänä, kun se välittää tietoja yrityksen ohjeiden mukaan. Koll toimii rajatusti rekisterinpitäjänä omien turvallisuus-, väärinkäytösten ehkäisy-, lokitus- ja lakisääteisten velvoitteidensa osalta.

3. Mitä tietoja käsitellään

Yhteydenoton yhteydessä voidaan käsitellä:

• nimeäsi ja puhelinnumeroasi, jos ne ovat soittajan tai tämän organisaation tiedossa;
• soittajan nimeä, yritystä, puhelinnumeroa ja yritysprofiilia;
• soiton syytä, SmartCardin sisältöä, kuvaa ja muita yrityksen välittämiä tietoja;
• viestejäsi, vastauksiasi ja reaktioitasi, jos käytät vastaus- tai chat-ominaisuutta;
• aikaleimoja, toimitus-, luku- ja vastaamistietoja, puhelun suuntaa, kestoa ja tulosta; sekä
• rajattuja teknisiä ja turvallisuustietoja, kuten IP-osoitetta, laite- tai selaintietoa ja väärinkäytösraporttia.

Tiedot saadaan yhteydenoton tehneeltä yritykseltä, soittajalta, tämän CRM- tai yhteystietojärjestelmästä, sinulta itseltäsi sekä käytetyltä viestintäkanavalta.

4. Mihin tietoja käytetään

Yritys käyttää tietoja omaan ilmoittamaansa yhteydenottotarkoitukseen ja vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta. Koll käyttää ja välittää tietoja yrityksen ohjeiden mukaan puhelun, SmartCardin tai viestin toimittamiseen, vastausten välittämiseen, toimituksen todentamiseen, integraation toteuttamiseen ja palvelun tekniseen tukeen.

Koll voi omana rekisterinpitäjänään käsitellä rajattuja tapahtuma- ja turvallisuustietoja palvelun suojaamiseksi, petosten ja häirinnän ehkäisemiseksi, väärinkäytösten selvittämiseksi ja oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Käsittely perustuu Kollin oikeutettuun etuun ja tarvittaessa lakisääteiseen velvoitteeseen.

5. Viestintäkanavat ja tietojen siirrot

Tietoja voidaan välittää teleoperaattorille sekä SMS-, RCS-, WhatsApp- tai muulle valitulle viestintäkanavalle. Kanavan tarjoaja voi käsitellä tietoja omien ehtojensa ja tietosuojaselosteensa mukaisesti. Kaikki kanavat eivät tarjoa samanlaista salausta, luottamuksellisuutta tai toimitusvarmuutta.

Jos käsittely tai etäkäyttö tapahtuu ETA-alueen ulkopuolella, siirrossa käytetään soveltuvaa siirtoperustetta, kuten riittävyyspäätöstä, DPF-sertifiointia tai vakiosopimuslausekkeita.

6. Säilytysaika

Yhteydenoton tehnyt yritys määrittää sen lukuun käsiteltävien kontakti-, puhelu- ja viestitietojen säilytysajan. Koll poistaa tiedot asiakkaan ohjeiden ja DPA:n mukaisesti. Sopimuksen päätyttyä tiedot poistetaan aktiivijärjestelmistä tavallisesti viimeistään 90 päivän kuluessa, ellei laki, tietoturvatapaus tai oikeusvaade edellytä rajattua pidempää säilytystä.

Kollin omia turvallisuus- ja väärinkäytöslokeja säilytetään tavallisesti enintään 12 kuukautta, ellei yksittäisen asian selvittäminen edellytä pidempää säilytystä.

7. Oikeutesi ja yhteydenotot

Jos haluat tietää, miksi sinuun otettiin yhteyttä, vastustaa yhteydenottoa tai käyttää oikeuksiasi yhteydenoton sisältöön ja vastaanottajavalintaan liittyen, ota ensisijaisesti yhteyttä viestissä tai SmartCardissa nimettyyn yritykseen. Se toimii kyseisen käsittelyn rekisterinpitäjänä.

Voit ilmoittaa Koll-palvelun väärinkäytöstä tai kysyä Kollin omasta käsittelystä osoitteessa hannu.nissinen@koll.to. Koll välittää tarvittaessa asiakkaan lukuun käsiteltävää tietoa koskevan pyynnön rekisterinpitäjänä toimivalle yritykselle.

Koll Group Oy, Joensuunkatu 7, 24100 Salo, Suomi. Valvontaviranomainen Suomessa: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.